Srbija dobila centralnu pisarnicu – saradnja između institucija na klik

Pisarnicu je kreirala Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu, kako bi zaposleni u državnim, pokrajinskim i lokalnim organima mogli lakše da evidentiraju predmete, razmenjuju informacije i dokumente u elektronskom obliku prilikom vođenja postupaka.

Viši savetnik u Kabinetu predsednika Vlade Svetlana Jovanović naglašava da je Pisarnica kičma državne administracije i da je neophodna kako bi se svaki predmet, dokumentacija i sve ono što država radi, odnosno predmeti i postupci koje građani i privreda vode pred državom, vodili kroz jedan jedinstveni sistem.

„Taj sistem sada zovemo pisarnica odnosno sistem za upravljanje dokumentima. Ovo softversko rešenje kreirala je Kancelarija za Informacione tehnologije i elektronsku upravu kao posebna organizacija koja je nadležna da kreira posebna softverska rešenja namenjena unapređenju i razvoju elektronske uprave, a Ministarstvo državne uprave i lokalne samouprave, kao lider u postavljanju standarda dobre uprave i onoga što zapravo očekujemo od državnog sistema i aparata, a to je brže i jednostavnije sprovođenje postupaka, već uveliko radi u ovom sistemu“, rekla je Jovanović.

Prema njenim rečima, sistem je uveden kako bi se državnom službeniku olakšalo da na brži i jednostavniji način dođe do podataka koji su mu potrebni, da vodi predmet u elektronskom obliku, da sva dokumentacija bude na jednom mestu, i da postoji centralna delovodna knjiga koja svakom predmetu dodeljuje jedinstveni broj.

„To znači da bez obzira na to da li sam u lokalnoj samoupravi podnela zahtev ili sam se obratila nekom ministarstvu, ja ću dobiti jedinstvenu devetocifrenu oznaku uz dodatak godine u kojoj sam predala taj zahtev, i zapravo niko drugi neće imati taj broj osim mene. Zbog toga to zovemo Centralnom delovodnom knjigom, odnosno zajedničkom knjigom svih organa uprave“, rekla je ona.

Jovanović kaže i da trenutno pedesetak državnih organa koristi aplikaciju, te da postoji i nekoliko lokalnih samouprava koje su već počele da rade u ovom sistemu i da se očekuje da do kraja godine svi organi državne uprave budu umreženi u državnoj pisarnici.

„Bespapirna komunikacija je cilj, odnosno ušteda papira i tonera. Zapravo reč je i o uštedi vremena. Sada kada šaljete jedan dopis, kada se jedno ministarstvo obrati drugom ministarstvu iako se nalaze na nekoliko stotina metara dešava se da taj dopis putuje čak i nekoliko dana. Kroz ovakav centralni jedinstveni sistem zapravo jednim klikom šaljemo dopis u elektronskom obliku drugom organu. Dakle, zaista štedimo vreme i ubrzavamo procese“, rekla je Jovanović.

Ističe da zahvaljujući Pisarnici očekuje bržu i efikasniju razmenu dokumenata, ne samo unutar jednog organa već zapravo između svih državnih organa i lokalnih samouprava u Srbiji.

„Naš cilj je da osposobimo državnu administraciju da u elektronskom obliku razmenjuje i kreira dokumenta, da donosi akta u elektronskom obliku. Sledeći korak je naravno da se ta razmena prenese i na građane i da zapravo oživimo u potpunosti elektronsku upravu“, rekla je ona.

Istovremeno, pozvala je sve državne službenike da se obuče i počnu da rade u državnoj pisarnici.

V.d. sekretara Ministarstva državne uprave i lokalne samouprave Stanija Višekruna kaže da je uvođenje centralne pisarnice postepeno pripremano, i da je, pre svega bio potreban zakonodavni okvir kao osnovni preduslov za uvođenje novog informacionog sistema i novog načina rada.

Prema njenim rečima usvojeni su: Zakon o elektronskoj upravi koji je omogućio da budemo jedna od retkih zemalja koja je uredila ovu oblast, zatim Izmene i dopune Zakona o pečatu državnih i drugih organa, kojim je uveden elektronski pečat u rad javne uprave, potom Uredba o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave, kojom se uređuje poslovanje organa državne uprave preko softverskog rešenja Pisarnica, kao i Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave.

Dodatno, uspostavljanje aplikacije Pisarnica bilo je planirano najnovijim strateškim okvirom u ovoj oblasti Programom razvoja elektronske uprave u RS za period od 2023. do 2025. godine.

Kako je navela, Ministarstvo državne uprave i lokalne samouprave je među prvima i to pre sedam godina uvelo jedan „interni“ sistem za upravljanje dokumentima.

„Ministarstvo je uvek nastojalo da modernizuje procese i hteli smo da budemo primer u unapređenju poslovnih procesa. Zato smo jo? 2016. godine uveli softver za upravljanje dokumentima i službenici već godinama rade u njemu“, rekla je ona.

Prema njenim rečima Ministarstvu je upravo zbog toga bilo lako da se integriše sa državnom pisarnicom, odnosno, službenici MDULS-a su praktično nastavili da rade elektronski samo na višem nivou, u još boljem sistemu koji pruža još više funkcionalnosti.

Višekruna je istakla da je Ministarstvo započelo sa radom u aplikaciji centralne državne pisarnice 14. marta ove godine.

Kako kaže, do sada je na ovaj način elektronski obrađeno 5.000 od 8.500 evidentiranih predmeta.

Prema njenim rečima, Pisarnica funkcioniše na taj način što omogućava da zaposleni jednostavno rade, brže, ekonomičnije, bez papira, kao i da se vrlo brzo kada pisar zavede predmet u pisarnici, on dobije u rad, odnosno vrši se brza razmena podataka kako unutar institucije tako i sa drugim državnim organima.

„Mi radimo bez papira. Izuzetno, samo određeni predmeti se dostavljaju u papiru. Na taj način štedimo vreme, štedimo kancelarijski materijal, i brže i ekonomičnije završavamo poslove koji su u našem delokrugu. Prema nekim našim pokazateljima nama su se znatno smanjili troškovi za kancelarijski materijal“, rekla je ona i dodala da je to zato što se sve zavodi u jednom centralizovanom sistemu.

Takođe, postoje i druge prednosti rada u softverskom rešenju Pisarnica.

„Ranije nismo mogli lako da dobijemo izveštaj, odnosno statistiku o tome koliko imamo predmeta, koliko je obrađeno, već smo do tog podatka dolazili putem zahteva i prikupljanjem informacija. Sada imamo našu statistiku, radimo samostalno i pratimo svoje predmete“, rekla je ona.

Navodi da je obrada predmeta u centralnoj pisarnici brža i jednostavnija jer zaposleni službenici vrlo lako pristupaju aplikaciji.

„Svakako se vidi istorija i kontrola predmeta, kao i učešće više organizacionih jedinica ili zaposlenih u okviru jedne organizacione jedinice u obradi predmeta“, rekla je Višekruna.