Vlasnicima hotela i menadžerima će svanuti: MojOrganizator.rs uvodi red u svaki događaj

Petak je, 16 časova. Vikend samo što nije počeo, a menadžer hotela pokušava da odgovori na tri jednostavna pitanja.

Koja sala je zauzeta? Koje sobe su rezervisane za svadbenu grupu? I – možda najvažnije – ko od zaposlenih radi u subotu?

Recepcija ima svoj spisak. Sala svoj. Smeštaj, naravno, svoj. Izmena je stigla na Viber. Druga na WhatsApp. Excel fajl se zove „konačna verzija“, iako svi znaju da postoji još najmanje pet „konačnih verzija“. A papir sa rasporedom gostiju nekako je nestao između dve smene.

Zvuči poznato?

Upravo u takvoj svakodnevici nastaje MojOrganizator.rs, nova aplikacija namenjena hotelima, restoranima i salama za organizaciju događaja – sa jednostavnom idejom: da posao koji može da bude organizovan na jednom mestu više ne bude rasut na pet različitih mesta.

Jer novac se ne gubi samo kada je jelovnik preskup.

Gubi se i kada je sala puna, a nekoliko soba pored nje ostane prazno. Kada se rezervacije preklapaju. Kada konobar ne zna koji je njegov sto. Kada kuhinja dobije jednu verziju menija, a sala drugu. Kada menadžer provede pola dana proveravajući informacije koje bi trebalo da budu

dostupne za nekoliko sekundi. 

Godišnji kalendar, ne samo ovaj vikend

Dobar menadžer ne razmišlja samo o suboti.

MojOrganizator.rs omogućava da se događaji vode kroz centralni kalendar, po salama i periodima, tako da se zauzetost vidi dovoljno unapred. Umesto pitanja „Da li je sala slobodna?“, dobija se pregled koji pomaže da se donese odluka.

Uz svaki događaj može se pratiti i vremenska linija sale – od prijema gostiju, preko pauza, do spremanja prostora.

A kada dođe vreme za izveštaj, podaci se izvoze u Excel. Bez fotografisanja ekrana i bez poruke: “Pošalji mi onu poslednju tabelu.“ 

Digitalni plan sale, pa gosti na stolove

Papirna skica sale možda ima svoj šarm. Ali kada neko promeni sto broj 12 tri sata pre početka događaja, šarm uglavnom nestane.

U MojOrganizator.rs sala se prikazuje kao digitalna mapa – sa stolovima, zonama, vratima, zidovima i kapacitetom.

Raspored gostiju vezuje se za tu mapu. Može se označiti gde ko sedi, dodati napomena i dodeliti sto, a izmene se rade jednostavnim prevlačenjem.

Još važnije – jednom napravljen raspored može postati šablon za sledeći događaj.

A kada je sve spremno, sala se može zaključati kako neko tokom smene ne bi „samo nešto malo pomerio“.

Za goste je to možda samo sto. Za osoblje je to razlika između organizacije i haosa. 

Hostesa i recepcija – prijem sa istog spiska 

Veče počne na vratima. Hostesa ili recepcija i dalje često radi sa odštampanim spiskom i olovkom. Ime se traži prstom, odgovor stiže tihim ili nečujnim glasom usred buke, a ko je ušao ostaje na marginama — ili nigde. Sledeća smena ne vidi šta je prethodna označila.

Zato i tu praksu želimo da promenimo.

Prijem ide od iste liste koja već stoji uz mapu sale. Ukuca se ime odmah se na ekranu vidi sto. Telefon ili tablet na šalteru zamenjuju papir i jednim potezom gost se označava da je došao.

Lepota je u jednostavnosti, zar ne? 

Meni uz događaj, a ne u posebnoj svesci 

Meni više ne mora da putuje od menadžera do kuhinje, od kuhinje do sale i nazad, u potrazi za poslednjom verzijom.

U sistemu se mogu sastaviti kategorije, stavke i cene, ili povezati postojeći meni. On se zatim vezuje za konkretan događaj i salu, može da se štampa i izveze.

Kuhinja i sala gledaju isti sadržaj. Jedna informacija, jedna verzija. 

Isti nalog tima – svako zna šta je njegovo

Što je veći događaj, veći je i broj ljudi koji učestvuju u njegovoj realizaciji.

Zato MojOrganizator.rs omogućava da menadžer, organizacioni tim i izvršioci rade u istom sistemu.

Menadžer vidi zaduženja. Zaposleni se vode po događajima i salama. Radni dani mogu da se izvezu, a konobar se može dodeliti konkretnom stolu.

Tako se čuveno pitanje „Čiji je ovaj sto?“ zamenjuje mnogo korisnijim odgovorom.

Na većim poslovima moguće je otvoriti i naloge saradnicima sa ograničenim ovlašćenjima – administratoru ili osobi koja vidi samo sale i događaje koji su joj dodeljeni.

Jer dobar sistem nije onaj u kojem jedna osoba zna sve. Dobar sistem je onaj u kojem svako zna ono što treba da zna. 

Sobe u istom nalogu kao i sala

Za hotel je ovo možda i najvažniji deo cele priče. Jer šta vredi puna sala ako ne znate gde će gosti spavati?

U MojOrganizator.rs blokovi soba, sobe i rezervacije gostiju nalaze se u istom nalogu sa kalendarom događaja.

Menadžer tako može da vidi da li grupa koja dolazi na banket ima dovoljno smeštaja, da li se rezervacije preklapaju i kakva je ukupna slika jednog događaja.

Sala i sobe konačno gledaju u istu priču.

Restoranima i dvoranama bez smeštaja ovaj deo sistema jednostavno nije potreban – mogu koristiti sve ostale funkcionalnosti. 

Brojevi posle sezone, a ne osećaj 

Posle sezone često ostane utisak.

„Bilo je puno“.

„Ove godine smo imali mnogo svadbi“.

„Jun je bio lud“.

Ali kada treba precizno da se odgovori „koliko“, „kada„, „gde“ i „koliko često“, utisak više nije dovoljan.

MojOrganizator.rs donosi statistiku gostiju i događaja, pregled toka sezone po salama i mesecima, kao i izvoz podataka u Excel, Word i za štampu.

Dokumentacija i licence mogu ostati uz nalog firme, na jednom mestu.

Jer kada sezona prođe, najbolji poslovni potez nije da se kaže „bilo je dobro“.

Nego da se zna zašto je bilo dobro – i kako da sledeće bude još bolje. 

Manje papira. Manje telefona. Manje troškova. 

MojOrganizator.rs nije napravljen samo za mladence. Napravljen je i za ljude „iza događaja“.

Za menadžera koji mora da zna šta se dešava u tri sale istovremeno. Za vlasnika hotela koji ne želi da mu smeštaj i događaji žive u dva različita sveta. Za organizacioni tim koji ne želi da traži informacije po grupama. Za zaposlenog koji treba da zna svoj zadatak – a ne da nagađa.

I, možda najvažnije, za vlasnika objekta koji želi da manje vremena troši na organizacioni haos, a više na posao koji donosi novac.

Licence za hotele, restorane i sale prilagođavaju se obimu poslovanja – broju prostora, događaja, rezervacija i naloga za tim.

Pre odluke nema potrebe da verujete reklami na reč. Otvorite nalog, pogledajte demo i isprobajte sistem mesec dana.

Ako vam posle toga bude nedostajao Excel sa nazivom „KONAČNO_STVARNO_POSLEDNJA_VERZIJA_7“, uvek možete da ga otvorite.

Ali možda ćete ga ovog puta – izbrisati.

MojOrganizator.rs – manje organizovanja organizacije, više organizovanog posla.