Upravljanje vremenom – trikovi za svakodnevicu bez žurbe i stresa

Kada smo kontantno pod pritiskom, u nekom trenutku odustajemo od ideje da se stvari mogu promeniti. Međutim, i te kako je moguće postići balans u životu i ostvariti sve ciljeve koje smo sebi zacrtali za dan, nedelju, mesec ili duži period ukoliko naučimo da upravljamo svojim vremenom.

Efikasna organizacija podrazumeva detaljno proučavanje naših rasporeda, radnog vremena i svih obaveza koje imamo na dnevnom nivou. U početku je potrebno da se posvetimo kreiranju plana, ali dugoročno dobijamo vredne rezultate i mnogo mirniju svakodnevicu.

Pročitajte kako da bolje upravljate vremenom i učinite da svaki dan bude produktivan i sa što manje stresa.

Razmislite o svojim prioritetima

Prvi korak do efikasnije organizacije vremena na dnevnom nivou jeste razmišljanje o prioritetima. Koliko puta vam se dogodilo da kažete da nemate vremena da završite neku obavezu ili zadatak? Međutim, činjenica je da vremena ima, samo ste drugim obavezama dali prioritet.

Dakle, sednite i zabeležite koji su to vaši glavni prioriteti tokom dana i koliko vam je vremena potrebno za važne zadatke. Zatim upišite te uvide u svoj dnevni raspored, sa preciznom satnicom i tako ćete ostati na pravom putu tokom dana.

Pogledajte svoju trenutnu listu zadataka i organizujte je po prioritetu uzimajući u obzir dva faktora — vrednost zadatka i rizik da ga ne završite. Koji su vaši ometači, šta vam najviše ”troši” vreme? Kada se jasno stavi na papir šta sve treba obaviti i koje vas aktivnosti u tome ometaju, lako je posložiti prioritete i držati se tog plana.

Izbegavajte multitasking

Čini se da je multitasking najveći imperativ savremenog društva. Međutim, upravo se (i potpuno paradoksalno) ispostavlja da to što u isto vreme radimo nekoliko stvari ne pomaže. Užurbana svakodnevica postaje nam još brža, jer ne posvećujemo punu pažnju nijednoj aktivnosti koju obavljamo. Multitasking nas takođe dovodi u opasnost da napravimo do 50% više grešaka.

Naš mozak nije programiran da se bavi velikim brojem zadataka odjednom. Žongliranje sa više projekata i prebacivanje između zadataka zahtevaju da se um zaustavi i ponovo fokusira. Tako može proći i do 15 minuta da se mozak konačno vrati u produktivno stanje.

Potrebno je da svoju nepodeljenu pažnju posvetimo zadatku koji radimo u sadašnjem trenutku. Potom, kada pređemo na sledeću obavezu – fokus preusmeravamo na nju. Bićemo produktivniji i efikasniji, jer smo skoncentrisani na ono što radimo. Bitno je, takođe, da ograničimo sva ometanja u vidu mobilnih telefona, ekrana i televizije i da svesno koristimo svaku pauzu.

Ne potcenjujte moć pauze

Kratke pauze s vremena na vreme tokom radnog dana (ali i kasnije, dok obavljamo kućne poslove) čine veliki deo našeg dana. Pravljenje pauza pomaže da se odmorimo i resetujemo. Pametno upravljanje vremenom omogućava nam da u potpunosti iskoristimo vreme odmora. Kada predahnemo, damo svom mozgu priliku da kasnije radi još efikasnije i delotvornije. Isprobajte na poslu pomodoro tehniku po kojoj se 25 minuta provodi u fokusiranom radu, pa se pravi kratka petominutna pauza, i tako u tri ciklusa, da biste potom sebi dali pauzu od 15 minuta.

Pravljenje čestih pauza omogućava mozgu da zadrži informacije bolje nego kada se preskoče. Ali zapamtite, tokom svog fokusiranog vremena radite s namerom i usmerite svoju motivaciju tako da se vratite poslu kada vreme za pauzu istekne.

Koristite prednosti kućne dostave

Postoji mnogo aktivnosti na dnevnom nivou koje nam značajno “pojedu” vreme. Odlazak u prodavnicu, kupovina hrane iz restorana, ali i čekanje u redu u pošti samo su neki od primera obaveza koje i ne volimo toliko, a moramo da ih završimo. U ovakvim slučajima vredi iskoristiti prednosti kurirskih servisa koji dostavljaju pošljike od vrata do vrata.

Službe koje vrše dostavu danas za danas mogu napraviti veliku razliku u načinu na koji provodimo vreme i značajno pojednostaviti naš raspored. Bilo da je reč o hitnoj isporuci nekih dokumenata i pisama za posao ili dostavi hrane za iznenadne goste, sve postaje mnogo lakše kad ne moramo da sednemo u auto i sami se zaputimo na određenu adresu. Pored toga što predstavlja veliku uštedu vremena, oslanjanje na kurirske službe je praktično i povoljno, a pritom možemo biti sigurni da će dostava biti obavljena na vreme. Pomislimo samo na sav stres koji izbegavamo na ovaj način. Dovoljan razlog da koristimo usluge dostave, zar ne?

Ponekad je važno reći „ne“

Reći „ne“ nije uvek lako, ali to je način da uspostavimo granice sa sobom i ljudima oko nas. Veći deo stresa na poslu, ali i kod kuće neretko dolazi otuda što preuzimamo previše obaveza na sebe. Zbog toga je veoma važno da o svakoj aktivnosti i radnom zadatku koji iskrsne dobro razmislimo i procenimo da li i kada možemo dag a uradimo. Možda postoje neke stvari koje se mogu odložiti za kasnije ili prepustiti kolegi, partneru, ali i deci. Ponekad ume da nam bude neprijatno da odbijemo nešto da uradimo. Međutim, velika je moć te malene reči “ne”, jer nas čuva od preopterećenosti, stresa i na kraju sagorevanja.

Prema tome, kada dobijemo neki novi zadatak od šefa, dete zahteva da ga odvezemo na trening, prijateljica nas poziva na kafu – a nismo sigurni da li možemo da uradimo bilo šta od navedenog, bolje je reći ne. Zatim možemo objasniti svoje trenutne prioritete i, ako je potrebno, ponuditi realno očekivanje kada bismo mogli da uradimo šta se od nas traži. Iako zvuči pomalo oštro i neumesno, ukoliko se saopšti na ljubazan način, sigurno je da će svi iz okruženja razumeti.

Razmišljanje unapred – ostaviti nešto i za sutra

Zbog velikog obima posla i brojnih obaveza koje se gomilaju svakodnevno, ponekad smo skloni tome da zanemarimo moć ostavljanja stvari za sutra. Kada se vremenom svesno upravlja, onda počinjemo bolje da razumemo šta zapravo treba da nam bude prioritet danas, a šta može da se uradi sutradan. Svakako, bitno je da se uzmu u obzir i surašnje vreme i prioriteti, jer svaki dan donosi svoj “stepen zauzetosti” i obaveza.

Kada prebacujemo zadatke na drugi dan, potrebno je takođe da budemo sigurni da ne odlažemo. Ako primetimo da stalno odlažemo određeni projekat ili konkretan zadatak, pametno bi bilo da se zapitamo zbog čega je to tako i zašto motivacija izostaje.

Na kraju, uz dobro planiranje i praktične korake kao što je korišćenje usluga dostave, pravljenje pauza i izbegavanje multitaskinga, dani će postati manje stresni, a vreme koje provedemo mirnije i produktivnije.